Tietosuojasäädösten mukainen rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista
Tausta: Tietosuojalaki (1050/2018, 5.12.2018): https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20181050
Ohjeet: Tietosuojavaltuutetun toimisto, erityisesti Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista -ohje: https://tietosuoja.fi/rekisterinpitajan-seloste-kasittelytoimista
Rekisterinpitäjä ja sen edustaja
Suomen tiedekustantajien liitto ry
PL 518
00101 Helsinki
Y-tunnus 1105719-2
Pääsihteeri Pauliina Raento
Puhelin +358 40 5086552
Sähköposti toimisto@tiedekustantajat.fi
Verkkosivu: https://tiedekustantajat.fi/
Facebook @tiedekustantajat
Tietojen käsittelytarkoitukset
Tietoja käsitellään
- työ- ja muiden sopimusten laatimiseksi
- liiton toiminnan ja tapahtumien järjestämiseksi
- liiton toiminnan ja toimihenkilöiden valvomiseksi ja varmistamiseksi
- palkan, palkkioiden, päivärahojen ja kulukorvausten maksamiseksi
- käyttöoikeuksien järjestämiseksi
- liiton työntekijöiden terveydenhoito- ja muiden palvelujen järjestämiseksi
- liiton opintomatkojen järjestelyissä
- liiton tiedotuksessa, viestinnässä ja jäsenorganisaatioiden asioiden hoitamisessa
- Kopioston tekijänoikeuskorvausten keräämisessä ja käyttämisessä
Rekisteröityjen ryhmät
Tietoja kerätään liiton työntekijöiltä, hallituksen jäseniltä, luento- tai muihin kertaluonteisiin tehtäviin kutsutuilta asiantuntijoilta ja liiton koulutustilaisuuksien ja matkojen osallistujilta kulloisenkin tarpeen mukaan.
Liitolla on jäsenorganisaatioidensa toimihenkilöiden ja jäsenten sähköposteista koostuva postituslista. Sitä käytetään osina tai kokonaisuudessaan liiton jäsenasioiden hoitamiseen ja tiedotukseen. Liiton hallituksella ja hallituksen keskuudestaan nimeämillä valiokunnilla on omat postituslistansa.
Yksittäisiä opintomatkoja, kursseja ja tapahtumia varten perustetaan väliaikaisia sähköpostilistoja. Niillä ovat mukana ne jäsenorganisaatioiden edustajat, jotka ovat hakeneet ja tulleet valituiksi ko. matkalle tai tapahtumaan. Viestit voidaan lähettää tiedoksi hallituksen tai valiokuntien jäsenille.
Liiton jäsenorganisaatioilta kerättävät Kopiosto-valtakirjat sisältävät tiedot jäsenorganisaatioiden yhteyshenkilöstä.
Henkilötietojen ryhmät
Edellä kuvattuja tarkoituksia varten kerätään ensisijaisesti nimi- ja yhteystietoja mutta myös syntymäaikoja, henkilötunnuksia, tilitietoja ja kulloinkin tarvittavia jäljennöksiä asiakirjoista (esim. verokortti, kopio passista tai matkavakuutuksen tiedoista).
Postituslistoilla on vastaanottajien ilmoittamia sähköpostiosoitteita.
Tietoja ruokavalio- ja liikuntarajoitteista kerätään tapahtumajärjestelyjen yhteydessä.
Liiton toiminnassa on mukana vain täysi-ikäisiä henkilöitä liiton jäsenorganisaatioiden edustajina.
Vastaanottajaryhmät
Tietoja käsittelee ensisijaisesti liiton pääsihteeri. Niihin on pääsy myös liiton projektisihteerillä ja puheenjohtajalla, jälkimmäisen ollessa estyneenä varapuheenjohtajalla sekä rahaliikenteen osalta tositetarkastajilla (kaksi hallituksen jäsentä, jotka valitaan tehtävään vuodeksi kerrallaan). Kirjanpitoon ja laskuliikenteeseen voivat tutustua myös tilin- ja toiminnantarkastajat.
Tietoja luovutetaan liiton tilitoimistolle tulorekisteriin kirjattavien maksujen ja tarvittavien viranomaisilmoitusten hoitamiseksi.
Matkatoimisto ja sen kautta lentoyhtiö, hotellit ja muut liiton opintomatkojen palveluntarjoajat saavat nimi- ja yhteystietoja matkajärjestelyjä varten.
Liiton jäsenorganisaatioiden Kopiosto-valtakirjat yhteyshenkilöiden yhteystietoineen toimitetaan skannattuina tekijänoikeusjärjestö Kopiostoon. Valtakirjoja säilytetään pysyvästi. Yhteystietolomakkeita päivitetään jäsenorganisaatioiden kontaktihenkilöiden vaihtuessa.
Tietoja on myös liiton sopimuksissa, käyttäjäoikeuksissa ja rekisteritiedoissa yksityisillä palveluntarjoajilla ja viranomaistahoilla Suomessa.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkomaille tai kansainvälisille järjestöille konferenssiosallistumisten järjestelyjä lukuun ottamatta. Pääsihteeri ja projektisihteeri ilmoittavat omia tietojaan liiton ulkomaisille yhteistyökumppaneille.
Tietojen säilytysajat
Tiedot säilytetään kirjanpitoa koskevien säädösten ja viranomaisilmoitusten edellyttämällä tavalla. Palkanmaksuun ja työsuhteisiin liittyvät asiapaperit säilytetään toistaiseksi.
Poistettavaksi pyydetyt, vanhentuneet tai muuten tarpeettomat sähköpostiosoitteet tuhotaan postituslistoilta, kun poistopyyntö saapuu tai vanhentuminen havaitaan. Hallituksen postituslistaa päivitetään ja säilytetään hallituskausi kerrallaan. Väliaikaiset postituslistat tuhotaan käyttötarpeen päättyessä.
Hallitusten jäsenten, käytettyjen asiantuntijoiden sekä koulutustilaisuuksiin ja matkoille valittujen ja osallistuneiden nimitiedot säilyvät liiton pöytäkirjoissa ja arkistoon tallennettuina. Kopiosto-valtakirjat yhteystietoineen säilytetään pysyvästi, myös valtakirjan voimassaolon päättymisen jälkeen. Tiedot säilytetään sekä e-arkistossa että paperisena.
Tietoja kirjataan pankin, verottajan, eläkevakuuttajan, patentti- ja rekisterihallituksen ja muiden vastaavien viranomaistahojen ja yksityisten palveluntarjoajien tietokantoihin. Tiedot jäävät näihin tietokantoihin myös käyttöoikeuksien ja sopimusten voimassaolon päätyttyä.
Tiedot henkilöiden ruokavalio- ja liikuntarajoitteista tuhotaan tapahtuman päättyessä.
Tekniset ja organisatoriset turvatoimet
Tietojen käsittelijät ymmärtävät niiden luottamuksellisuuden. Tietoja luovutetaan eteenpäin vain liiton asioiden hoitamiseksi sekä tietojen antajien tarkoittamiin ja tiedossa oleviin tarkoituksiin.
Tietoja säilytetään salasanojen tai tunnistautumisen takana ja tiloissa, joihin kulku on rajoitettu.
Viestit postituslistoille lähetetään vastaanottajia suojaavina piilokopioina, ellei muuta ole sovittu. Yhteystietojen antajilta kysytään kirjallinen lupa tietojen edelleen luovuttamiseen aina, kun tämä ei ole välttämätöntä. Esimerkiksi liiton opintomatkalla kunkin lähtijän yhteystiedot jaetaan muiden matkalaisten tietoon vain, mikäli tähän on saatu lupa. Matkanjohtajalla on kaikkien tiedot.
Luottamuksellisia tietoja lähetetään eteenpäin suojattuna tai osissa eri kanavia pitkin. Henkilötunnus sisällytetään asiakirjoihin vain, mikäli se on välttämätöntä.
Liiton pääsihteerin ja hallituksen jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet näkyvät liiton verkkosivulla, ellei muusta sovita.
Mahdollisista häirintätapauksista ja tietosuojarikkomuksista tehdään rikosilmoitus.
Henkilöriskin lieventämiseksi pääsihteerin varmistajana ja valvojana toimivat projektisihteeri ja puheenjohtaja, joilla on pääsy liiton käsittelemiin tietoihin.