Sopiminen

Tee kustannus- tai julkaisusopimus aina kirjallisesti riippumatta siitä, millaisesta julkaisusta on kyse. Kirjat, tiedelehden artikkelit, kirja-arvostelut ja muu materiaali ovat tasaveroisia sopimisen näkökulmasta, vaikka kustantajan niitä koskevissa linjauksissa ja sopimuksen yksityiskohdissa olisi eroja.

Myös kirjasarjan toimittamisesta ja lehden teemanumeron toimittamisesta on syytä laatia sopimus.

Sopimuksen syntyminen edellyttää aktiivista toimintaa molemmilta osapuolilta – tyypillisimmin allekirjoitusta tai selvää kuittausta esimerkiksi sähköpostitse. Sopimukseksi ei siis riitä se, että julkaisuehdot kerrotaan lehden tai kustantajan verkkosivulla.

Suositeltavaa on, että kustantaja ja tekijä (kirjoittaja) keskustelevat sopimuksensa läpi hyvässä hengessä. Kaikki täsmennystä kaipaavat tai epäselvät asiat kannattaa avata.

Kirjallinen sopiminen säästää epäselvyyksiltä ja kiistoilta siitä, mihin osapuolet ovat sitoutuneet ja kuinka menetellään. Yksi ongelmatapaus voi viedä enemmän resursseja kuin kaikki ongelmattomat prosessit yhteensä.

Sopimus laaditaan mahdollisimman hyvissä ajoin, jotta se tukee koko julkaisemisen prosessia, ja aina ennen käsikirjoituksen julkaisemista.

Kirjasta kannattaa tehdä kustannussopimus, kun kustantaja hyväksyy sille tarjotun kirjaidean. Sama koskee lehden teemanumeron toimittamista ja sen ehtoja, joista sovitaan vierailevien toimittajien kanssa ennen kuin hanke etenee.

Artikkelista sovitaan yleensä viimeistään silloin, kun se hyväksytään julkaistavaksi vertaisarviointiprosessin jälkeen. Aikaisempi sopimus voi olla tarpeen, mikäli kyse on tilaustyöstä.

Käsikirjoitusta ei kannata julkaista eikä hanketta edistää, ennen kuin sopimus on neuvoteltu ja allekirjoitettu.

Päivää sopimus allekirjoituksen ajankohdalle.

Sopimukseen kirjataan, ketkä sen tekevät ja mitä käsikirjoitusta se koskee.

Sopijapuolia ovat kustantaja (esim. lehteä julkaiseva tieteellinen seura) ja tekijä (artikkelin kirjoittaja). Tekijöitä voi olla useita.

Jos tekijöitä on useita, yksi heistä voidaan valtuuttaa sopijapuoleksi. Selkeintä voi olla, että kaikki tekijät allekirjoittavat sopimuksen.

Sopimukseen kirjataan myös käsikirjoituksen tyyppi ja nimi (tai työnimi).

Mikäli kirjoittajien osuudet eivät jakaudu tasan, osuudet voi kirjata tähän yhteyteen (%). Muuten voidaan kirjata esim. ”Mahdollinen tuotto jaetaan tekijöiden kesken tasan, ellei muusta kirjallisesti sovita.”

Samalla sopimuksella voidaan kattaa myös teoksen tulevat painokset. Esimerkiksi:

Tämä sopimus koskee myös teoksen toista ja muita myöhempiä painoksia ja versioita.

Kuka hoitaa mitäkin, miten ja mihin mennessä?

Koska käsikirjoitus luovutetaan kustantajalle ja missä muodossa? Tarvitaanko kuvasuunnitelmaa?
Esimerkiksi

• Kuinka pitkä käsikirjoitus on? (suomeksi merkkejä, englanniksi sanoja)
• Ovatko teoksen kuvat mustavalkoisia vai täysissä väreissä?
• Kuka kartat piirtää ja kuka asian järjestää?

Aikataulusta kannattaa sopia erityisesti kirjojen ja lehtien teemanumeroiden tapauksissa.

Mitkä ovat kustantajan vaatimukset käsikirjoitukselle? Tarvittaessa sopimukseen liitetään esim. ohjeet kirjoittajille, ohjeet teemanumeron toimittajille tai kuvatiedostoja ja -lupia koskevat vaatimukset.

Aikataulujen lisäksi kannattaa listata kaikki, mitä on sovittu sopijapuolten työnjaosta, menettelytavoista ja kustannustoimitusprosessin vaiheista.

Missä valmis käsikirjoitus ilmestyy ja milloin?

Kerro esimerkiksi lehden nimi, vuosikerta ja numero. Ilmestyykö lehti e-alustalla, painettuna vai sekä että?

Mainitse teemanumeron, artikkelikokoelman tai kirjasarjan nimi (ja toimittajat), mikäli kirjoitus on osa laajempaa kokonaisuutta.

Kirjaa sopimukseen myös, mitä uudelleen julkaisemisesta on sovittu.

Esimerkiksi:

Artikkeli X julkaistaan ensimmäisen kerran Lehdessä Y vuosikerta 1: numero 2. Artikkeli julkaistaan painettuna ja kustantajan valitsemassa sähköisessä muodossa.

Tekijä tarvitsee kustantajan kirjallisen luvan, mikäli hän haluaa julkaista artikkelinsa uudelleen toisessa yhteydessä (esim. osana väitöskirjaansa).

Katso kilpailukiellosta tekijänoikeuslain 37 §

Huomaa, että julkaisuluvat ovat alustakohtaisia. Jos sopimus koskee vain painettua julkaisua, kustantaja ei voi ilman lupaa ladata sitä nettiin esim. journal.fi-alustalle tai omille verkkosivuilleen.

Sopimukseen kannattaa siis kirjata kaikki julkaisun aiotut ja mahdolliset muodot: lehdissä (usein PDF-muotoinen) digi- sekä painettu versio ja tiedekirjoissa painetun teoksen lisäksi tavallisimmin e-kirja, äänikirja ja tarvepainatus (Print on Demand, PoD).

Tekijänoikeuslain 37 § sanoo seuraavaa:

Tekijä ei saa uudelleen julkaista teosta siinä muodossa ja sillä tavoin kuin sopimuksessa on tarkoitettu, ennen kuin painos tai painokset, joiden julkaisemiseen kustantajalla on oikeus, on myyty loppuun.

Kirjallisen teoksen saa tekijä kuitenkin viidentoista vuoden kuluttua siitä vuodesta, jona teoksen julkaiseminen aloitettiin, ottaa koottujen tai valittujen teostensa painokseen.

Sopimukseen kilpailukielto voidaan muotoilla esimerkiksi seuraavasti:

Ilman kustantajan lupaa tekijä ei saa sopimuksen voimassaoloaikana julkaista itse tai toisen kustantamana teosta, jonka voidaan katsoa olennaisilta osiltaan kilpailevan tässä sopimuksessa käsiteltävän teoksen kanssa.

Sovi osapuolten oikeuksista ja siitä, mitkä oikeudet pidätetään ja mitä luovutetaan. Kirjaa sopimukseen tieto julkaisun lisenssistä (käyttöehdoista).

Kirjoittajalla on tekijänoikeus teokseensa. Kustantajalle hän luovuttaa esim. oikeuden julkaista teoksensa tietyssä muodossa, oikeuden käyttää siihen sisältyviä kuviaan ja osan taloudellisista oikeuksistaan yksinoikeudella.

Useimmat ulkomaiset kaupalliset tieteen kustantajat ottavat julkaisusopimuksissaan kirjoittajan oikeudet yksipuolisesti kokonaan itselleen. Suomessa hyvin harva kustantaja menettelee näin.

Yleensä kustantaja päättää esimerkiksi julkaisun ulkoasusta (taitosta ja kannesta), painoksen koosta ja markkinoinnista. Kustantajalla on oikeus liittää teos osaksi suppeampaa tai laajempaa kokonaisuutta. Osapuolet voivat kuitenkin sopia noudatettavista päälinjoista ja työnjaosta.

Esimerkiksi:

Kustantaja määrää teoksen ulkoasun, painoksen koon, painosten lukumäärän ja painopaikan sekä sähköisen muodon toteutuksen, julkaisutavan ja käyttöehdot sekä jakelussa käytettävät kumppanit.

Sopimukseen voidaan kirjata myös, ettei kustantajalla ole oikeutta muuttaa teoksen sisältöä ilman tekijän lupaa. Tekijälle jää yleensä oikeus päättää teoksen tai sen osan julkaisemisesta muilla kielillä.

CC-lisenssi luovuttaa kustantajan ja kirjoittajan oikeuksia teoksen käyttäjälle joko osittain tai kokonaan. Teoksen käytöstä ei tällöin makseta tekijänoikeuskorvauksia tai ostohintaa eikä teoksen käyttäjän tarvitse kysyä lupaa julkaisun jatkokäyttöön kustantajalta tai kirjoittajalta. Jatkokäytön ehdot ilmoitetaan lisenssissä. Esimerkiksi CC-BY-NC-ND kieltää kaupallisen käytön ja muokkaamisen, ilman NC-ND-rajoituksia myös nämä käytöt sallitaan. Kustannusten kattamiseksi voidaan sopia esimerkiksi artikkelimaksusta.

Huomaa, että julkaisuluvat ovat alustakohtaisia. Jos sopimus koskee vain painettua julkaisua, kustantaja ei voi ilman lupaa ladata sitä nettiin esim. Journal.fi-alustalle, Edition.fi-alustalle tai omille verkkosivuilleen.

Sopimukseen kannattaa siis kirjata kaikki julkaisun aiotut ja mahdolliset muodot: lehdissä (usein PDF-muotoinen) digi- sekä painettu versio ja tiedekirjoissa painetun teoksen lisäksi tavallisimmin e-kirja, äänikirja ja tarvepainatus (Print on Demand, PoD).

Yritys- tai liiketoimintakaupan yhteydessä kustantajan on mahdollista siirtää oikeutensa kolmannelle osapuolelle, ellei niitä ole luovutettu pois.

Kukin tiedekustantaja päättää, miten se suhtautuu esimerkiksi julkaisemansa vertaisarvioidun tutkimusartikkelin rinnakkaistallentamiseen (rinnakkaisjulkaisemiseen).

Varsinkin tutkimusartikkeleista tehtäviin sopimuksiin kannattaa kirjata, saako artikkelin rinnakkaistallentaa nettiin ja jos saa, mitä versiota lupa koskee, missä ja milloin. Yliopistojen avointen julkaisuarkistojen lisäksi kyse voi olla esimerkiksi artikkelin sijoittamisesta tutkijan tai tutkimusryhmän verkkosivulle.

Esimerkiksi:

Tekijällä on oikeus rinnakkaistallentaa julkaistu teos yleisölle avoimeen digitaalisen arkistoon 12 kuukauden kuluttua teoksen ensi julkaisusta.

Tekijällä on oikeus rinnakkaisjulkaista teos taittoa edeltävässä versiona (final draft) omalla internetsivullaan heti, kun lehden numero on ilmestynyt julkaisualustalleen. Julkaisun yhteydessä on mainittava lopullinen julkaisuyhteys (lehden nimi, vuosikerta, numero ja sivut).

Rahasta ja tekijänkappaleista kannattaa aina sopia kirjallisesti ja selvästi.

• Maksaako kustantaja tekijälle?
• Maksetaanko tekijälle palkkio?
• Maksetaanko palkkiosta ennakkoa?
• Jos kyllä, paljonko ja missä aikataulussa?
• Jos tekijöitä on useita, kuinka palkkio (ja ennakko) jaetaan?
• Kuinka tilitys hoidetaan?

Palkkio maksetaan sopimuksen mukaan, esimerkiksi kertakorvauksena tai prosenttiosuutena kirjan arvonlisäverottomasta nettomyyntitulosta (sen jälkeen, kun myynti on ylittänyt X kappaletta).

Palkkionmaksua voidaan sopimuksella myös rajata, esimerkiksi seuraavasti:

Kustantajan arvostelu- ja markkinointitarkoituksiin jakamista kappaleista palkkiota ei makseta. Palkkiota ei makseta myöskään loppuunmyynnin tai varastojen tyhjennyksen yhteydessä alle kolmasosalla ohjehinnasta myydyistä kappaleista.

Osallistuvatko tekijät julkaisemisen kustannuksiin? Esimerkiksi:

• Katetaanko kustannuksia artikkelimaksulla?
• Mitkä ovat sen ehdot ja suuruus?
• Kuka maksaa kuvien kustannukset (esim. luvat, piirtäminen)?
• Kuka maksaa teoksen indeksoinnin?

Saako tekijä julkaisusta vapaakappaleita tai eripainoksia? Jos kyllä, montako ja missä muodossa?

Esimerkiksi:

Teemanumeron toimittaja saa lehdestä viisi painettua vapaakappaletta markkinointitarkoituksiin. Kukin teemanumeron kirjoittaja saa valmiista lehdestä yhden kappaleen.

Vapaakappaleet voivat olla myös sähköisen artikkelin jako-, lataus- tai lukuoikeuksia.

Mainittakoon myös, mikäli tekijä voi hankkia teoksestaan lisäkappaleita jollakin prosentti- tai muulla alennuksella.

Vastuullinen tiedekustantaja

• linjaa julkaisupolitiikkansa kustantamonsa tai lehtensä verkkosivuilla
• ohjeistaa kirjoittajia ja vertaisarvioijia selvästi kustantamonsa tai lehtensä verkkosivuilla
• vertaisarvioittaa käsikirjoitukset johdonmukaisesti
• tukee kirjoittajaa vertaisarviointiprosessissa
• kustannustoimittaa julkaistavat tekstit ammattitaitoisesti
• viestii selkeästi, kohteliaasti ja ripeästi
• perustelee päätöksiään
• selittää sopimus- ja lisenssiasioita tarvittaessa
• markkinoi julkaisujaan
• on lojaali yhteistyökumppaneilleen ja käyttäytyy asiallisesti

Kirjallisesti sovittavia asioita ovat lähinnä teoksen julkistamista, mainontaa ja markkinointia sekä kustannustoimittamista ja viestintää koskevat erityiset vaatimukset.

Lisäksi voidaan kirjata esimerkiksi seuraavaa:

Kustantajalla on velvollisuus ilmoittaa tekijälle uudelleenjulkaisemisesta ja toimittaa hänelle yhteensä X kappaletta kyseistä julkaisua tai sellaiset yksilöintitiedot ja käyttöyhteystiedot, joiden avulla sähköiseen julkaisuun voi tutustua.

Kustantajalla on lisäksi velvollisuus ottaa uudelleenjulkaisemisen yhteydessä huomioon sellaiset tekijän ilmoittamat tekniset ja asiavirheitä korjaavat muutokset, jotka voidaan liittää teokseen ilman merkittäviä lisäkustannuksia, kuten taiton uusimista. Tällaiset korjaukset on toimitettava kustantajalle viivytyksettä sen jälkeen, kun kustantaja on ilmoittanut uudelleenjulkaisemisesta.

Kirjallinen sopimus kertoo selvimmin, mitä on sovittu.

Sopimukseen kannattaa kirjata, miten erimielisyydet ratkaistaan. Kirjaus voi olla esimerkiksi seuraava:

Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos näin ei päästä sopuun, riidan ratkaisee kustantajan kotipaikan käräjäoikeus.

Kustantaja voi sisällyttää sopimuksiinsa vakiolausekkeen myös sitoutumisesta hyvään tieteelliseen käytäntöön ja esimerkiksi Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeistukseen.

Sopimus päivätään ja allekirjoitetaan omakätisesti nimenselvennyksin tai sähköisesti (mieluiten vahva tunnistautuminen). Mukaan liitetään nimet, yhteystiedot ja y- tai henkilötunnukset.

Jos yksi tekijä allekirjoittaa sopimuksen kaikkien tekijöiden puolesta valtakirjalla, tämä tulee mainita allekirjoitusten yhteydessä.

Esimerkiksi:

Tästä sopimuksesta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kustantajalle ja yksi tekijälle.

Tampereella 3. lokakuuta 2024

Sopimus syntyy myös, kun sopijapuolet ovat kuitanneet sen sisällön esimerkiksi sähköpostitse.

Numeroi ja luetteloi sopimukseen mahdollisesti kuuluvat liitteet. Esimerkiksi:

1. Ohjeet kirjoittajille
2. Tekijäryhmän valtakirjat allekirjoittajalle
3. Manuscript Proposal
4. Kuvasuunnitelma ja -budjetti