Suomen tiedekustantajien liiton apurahoja ja avustuksia haetaan liiton verkkosivuilla olevalla lomakkeella ilmoitetun hakuajan puitteissa.
Hyvä hakemus on kohdennettu hakuilmoituksessa kerrottuun tarkoitukseen. Asia esitellään selvästi, kattavasti ja huolellisesti perustellen. Hakemus noudattaa annettuja ohjeita, ja kaikki tarvittavat tiedot ovat mukana.
Hakemuksesta on käytävä selvästi ilmi, mihin rahaa on tarkoitus käyttää ja miten apurahalla edistetään hakijayhteisön tiedekustannus- tai julkaisutoimintaa.
Hanke- ja kohdeapurahoja haetaan vuosittain helmikuussa ja lokakuussa. Päätökset tehdään ja rahat maksetaan maaliskuussa ja marraskuussa.
Liiton jäsenet voivat hakea jäsenavustuksia 1.3.–1.6. ja 2.6.–30.11. Päätökset tehdään ja rahat maksetaan kesäkuussa ja joulukuussa.
Millainen on hyvä hakemus?
Hyvä hakemus on kohdennettu hakuilmoituksessa kerrottuun tarkoitukseen. Asia esitellään selvästi, kattavasti ja huolellisesti perustellen. Hakemus noudattaa hakuohjeita.
Budjetti on laadittu selvästi, kattavasti ja realistisesti. Palkat ja palkkiot ovat rahoitettavan tehtävän tasalla ja ostopalvelut on kilpailutettu.
Hakemuksesta on käytävä selvästi ilmi, miten rahoituksen on tarkoitus edistää hakijayhteisön tieteellistä kustannus- tai julkaisutoimintaa.
Hyvässä hakemuksessa on mukana
- tiedot tuettavaksi tarkoitetusta hankkeesta, hankinnasta tai muusta menoerästä
- perusteltu arvio sen hyödyistä hakijan kustannus- tai julkaisutoiminnassa
- todellisiin lukuihin perustuva, kattava ja eritelty kustannusarvio
- samaan tarkoitukseen anottu ja myönnetty muu rahoitus
- samaan tarkoitukseen varattu oma rahoitus
- monivuotisissa hankkeissa budjetin erittely vuosittain
- väliraportti aiemmasta rahoituksesta, mikäli käyttö on kesken
- loppuraportti aiemmasta rahoituksesta, mikäli käyttö on päättynyt mutta raportoimatta.
Mikäli tarkoitus on digitoida vanhoja julkaisuja, lue huolellisesti myös kohta Mitä digihakemuksessa pitää kertoa?
Mitä digitointihakemuksessa pitää kertoa?
Vanhan aineiston digitointia koskevissa rahoitushakemuksissa on vastattava neljään kysymykseen:
Kerro julkaisustanne digitoitavien vuosikertojen ja sivujen määrä.
Kerro, kuinka digitoitava aineisto on tarkoitus lisensoida. Kuuluuko se Kopioston sopimuslisenssin piiriin vai käytättekö CC-lisenssiä?
Molemmat lisenssit soveltuvat avoimeen julkaisemiseen.
Liiton kanta on, että kukin tiedekustantaja valitsee itse itselleen sopivimman lisenssin. Huomattakoon kuitenkin, että CC-lisensoitu aineisto ei kerrytä käyttökorvauksia kotimaisten tiedejulkaisujen oikeudenhaltijoille.
Lisätietoa saat liiton Käyttöehdot ja avoimuus -ohjeesta. Lisenssien taloudellisia vaikutuksia vertaillaan ohjeen kohdassa 5.
Digitoitavaksi aiottujen julkaisujen oikeudenhaltijoilta on pyydettävä kirjallinen lupa digitaaliseen julkaisemiseen, ellei asiasta ole sovittu alkuperäisessä kustannus- tai julkaisusopimuksessa. Oikeudenhaltijoita ovat esimerkiksi kirjoittaja, hänen perikuntansa tai hänen testamenttinsa saaja.
Luvan antajan on tiedettävä, miten digijulkaisujen käyttöehdot aiotaan määritellä eli mitä lisenssiä on tarkoitus käyttää. Lupaehdot kannattaa määritellä niin, että ne eivät riipu alustasta.
Mikäli lupaa ei saada tai oikeudenhaltijaa ei tavoiteta, materiaalia ei voi julkaista uudelleen. Mikäli oikeudenhaltija ei hyväksy kustantajan valitsemia käyttöehtoja tai anna lupaa uudelleen julkaisemiseen jostain muusta syystä, materiaalia ei voi julkaista uudelleen.
Vuonna 1999 tai aiemmin julkaistut tiedelehtiartikkelit voidaan liittää Suomen tiedekustantajien liiton ja Kopioston arkistolupaan, jossa julkaisut lisensoidaan kollektiivisesti. Tämä tarkoittaa, että lehden julkaisijan tarvitse ei tarvitse kerätä lupia yksittäisiltä kirjoittajilta tai muilta oikeudenhaltijoilta. Palvelu on maksuton siihen liittyville kustantajille.
Arkistolupaan liittyminen edellyttää Kopioston sopimuslisenssin käyttöä ja C-info-painikkeen lisäämistä julkaistavaan tiedostoon. Tarvittavaan työhön voi hakea liiton rahoitusta.
Liitto suosittelee C-info-painikkeen lisäämistä kaikkiin netissä julkaistaviin PDF-tiedostoihin riippumatta siitä, mitkä ovat julkaisun käyttöehdot eli mitä lisenssiä käytetään. Näin tieto käyttöehdoista kulkee julkaisun mukana. Myös tämän työn kustannukset voi sisällyttää rahoitushakemukseen.
Liitto edellyttää, että digitoidulle aineistolle annetaan pysyvä tunniste (persistent idenfier PID). Tarkoituksena on varmistaa, että julkaisut löytyvät, vaikka niiden sijainti netissä muuttuisi.
Tavallisia pysyviä tunnisteita ovat esimerkiksi DOI ja URN sekä yksittäisen tutkijan identifioiva ORCID.