Suomen tiedekustantajien liiton myöntämä rahoitus on käytettävä ilmoitettuun tarkoitukseensa. Käytössä noudatetaan ehtoja ja määräaikoja, jotka kerrotaan myöntökirjeessä ja näissä ohjeissa.
Rahoituksen saaja sitoutuu noudattamaan hyvää tieteellistä käytäntöä rahoitusta käyttäessään.
Apurahoja ei voi luovuttaa eteenpäin apurahoina.
Palkoista tulee maksaa asianmukaiset sivukulut. Palkat ja palkkiot ilmoitetaan tulorekisteriin. Rahoituksen saaja vastaa viranomaisvelvoitteidensa selvittämistä ja täyttämisestä.
Rahoituksen käyttötarkoituksen muuttamiseen tarvitaan lupa ennen kuin muutos toteutetaan. Käyttämättä jäävät varat palautetaan.
Liitto suosittelee ammattimaisten ostopalvelujen kilpailuttamista ja käyttöä varsinkin digitointihankkeissa. Liitto edellyttää, että digitointipalvelun liiton rahoituksella tilannut julkaisija saa omistukseensa kopion digitoidusta materiaalista. Tutustu digitointiohjeisiimme.
Tieteelliselle yhteisölle myönnetyt apurahat ovat verovapaita, mikäli yhteisön toiminta on yleishyödyllistä eikä yhteisöä veroteta elinkeinotulosta.
Ehtojen rikkominen voi johtaa rahoituksen tai sen osan takaisin perimiseen.
Käyttöaika
Hakemuksen ajoittamisessa kannattaa ottaa huomioon seuraavat määräajat:
Hanke- tai kohdeapurahan käyttö on aloitettava viimeistään 1 vuoden kuluttua sen myöntämisestä. Apuraha on käytettävä loppuun 2 vuoden kuluessa sen myöntämisestä. Jatkoaikaa voi anoa ja saada perustellusta syystä. Käännöstukiin sovelletaan samaa aikataulua.
Jäsenavustuksen käyttöaika on 6 kuukautta. Jatkoaikaa ei myönnetä.
Raportointi
Raportit rahoituksen käytöstä lähetetään liiton toimistoon sähköpostitse yhtenä PDF-tiedostona.
Hanke- tai kohdeapurahan ja käännöstuen käytöstä raportoidaan kirjallisesti heti, kun hanke valmistuu. Raportoinnin takaraja on viimeistään 3 kuukauden kuluessa siitä, kun rahoituksen käyttö on päättynyt. Raportointiaikaa on siis enintään 2 vuotta ja 3 kuukautta rahoituksen myöntämisestä. Älä jätä raportointia viime tinkaan.
Jäsenavustuksesta raportointiin on aikaa 1 kuukausi käyttöajan päättymisen jälkeen. Esimerkiksi: 14.6. myönnetty avustus on käytettävä loppuun viimeistään 14.12. Raportti lähetetään liiton toimistoon viimeistään 14.1.
Jäsenille joulukuussa 2022 myönnettyjen käännöstukien käyttöaika päättyy vuoden 2024 lopussa. Raportoinnin takaraja on 3 kuukautta tämän jälkeen (31.3.2025 mennessä).
Mikäli haet uutta rahoitusta ennen kuin edellisen rahoituksenne käyttö on päättynyt, liitä hakemukseen väliraportti.
Mikäli haet uutta rahoitusta ja edellisen rahoituksenne käyttö on päättynyt, liitä hakemukseen loppuraportti.
Mitä hyvä raportti sisältää?
Rahoitusraportin tulisi vastata seuraaviin kysymyksiin:
- Milloin rahoitus myönnettiin?
Päätöspäivämäärä löytyy sähköpostitse lähetetystä myöntökirjeestä ja liiton netistä. - Paljonko ja mihin tarkoitukseen rahoitus myönnettiin?
Tiedot löytyvät sähköpostitse lähetetystä myöntökirjeestä ja hakemuksestanne. - Miten rahoitus käytettiin?
Kuvaa hankkeen toteutus ja erittele menoerät. Erittele sivukulut, mikäli apurahasta tai avustuksesta maksettiin palkkoja. Jos rahaa jäi käyttämättä, kerro syy ja ilmoita yli jäänyt summa selvästi. - Mikä oli liiton rahoituksen osuus kokonaisuudessa?
Kerro, mikä oli oman rahoituksenne osuus ja mistä muualta saatiin rahoitusta samaan tarkoitukseen. - Miten hakemuksessa esitetyt tavoitteet saavutettiin?
- Miten liitolta saatu rahoitus edisti tiedejulkaisu- tai kustannustoimintaanne?
Raportin mukana voi lähettää esim. valokuvia ja linkkejä, jotka kertovat rahoituksen käytön vaiheista ja tuloksista. Lähetä raporttisi sähköpostitse liiton toimistoon yhtenä PDF-tiedostona.
Älä lähetä tositteita mutta pidä ne tallessa. Niitä pyydetään tarvittaessa.
Saapuneet raportit käsittelee Suomen tiedekustantajien liiton hallitus. Päätöksestä lähetetään tieto raportin lähettäjälle. Samalla lähetetään palautusohjeet (lasku), jos rahoituksesta on jäänyt palautettavaa.
Käyttötarkoituksen muutos
Mikäli tarvetta muutoksille ilmenee, lähetä liiton toimistoon sähköpostitse vapaamuotoinen apurahan tai avustuksen muuntoanomus. Kerro lyhyesti mitä haluatte muuttaa ja miksi, ja erittele kustannukset.
Muistathan pyytää lupaa muutokseen ennen sen toteuttamista.
Rahoittajan mainitseminen
Liitto edellyttää, että myönnetty rahoitus mainitaan liiton tukemien hankkeiden ja julkaisujen yhteydessä. Maininnan yhteydessä voi käyttää liiton logoa, jonka saa liiton toimistosta.