Digitointiohjeita

Tältä sivulta löydät Suomen tiedekustantajien liiton digitointiohjeita:

(1) Aseta tavoitteet ja valitse lisenssi
(2) Pyydä tarvittavat luvat – kirjallisina
(3) Varaa aikaa ja kärsivällisyyttä
(4) Arkistoi kirjeenvaihto
(5) Hyödynnä taittotiedostoja ja tuplakappaleita
(6) Kilpailuta ja valitse laadukas digitoija
(7) Tallenna metatiedot tiedostoon
(8) Tee kaksi kopiota, tallenna moneen paikkaan
(9) Hanki pysyvät tunnisteet
(10) Lisää metatiedot julkaisusivulle
(11) Hae Suomen tiedekustantajien liiton apurahaa

Aseta tavoitteet ja valitse lisenssi

Miksi digitointi tehdään ja ketä se palvelee?

Aloita miettimällä vastauksia näihin kysymyksiin. Vastaukset vaikuttavat siihen, miten ja missä aineisto julkaistaan, miten sen käyttö lisensoidaan ja millaisia lupia tarvitaan.

Kukin tiedekustantaja ja -julkaisija valitsee omille julkaisuilleen sopivimmat lisenssit, joiden käyttöä se esittää tekijöille (kirjoittajille) hakiessaan lupaa digitoidun version julkaisemiseen. Tekijöillä on oikeus hyväksyä tai kieltää teoksensa uudelleen julkaiseminen digitoituna.

Pyydä tarvittavat luvat – kirjallisina

Aloita selvittämällä, millaisia oikeuksia julkaisusta on siirretty kustantajalle / julkaisijalle alkuperäisen julkaisemisen yhteydessä.

Uutta lupaa digitointiin ja uudelleen julkaisemiseen ei tarvita, mikäli tekijä on siirtänyt julkaisunsa kaikki oikeudet kustantajalle / julkaisijalle.

Lupaa voidaan tarvita, mikäli kustantajalla / julkaisijalla on käyttöoikeus. Selvintä ja kohteliainta on pyytää uusi lupa kirjoittajalta. Oikeuksia ja niitä koskevia rajoituksia voi selvittää myös tekijänoikeuslain asiantuntijalta.

Huomaa, että lupa on alustakohtainen, ellei toisin ole sovittu.

Pyydä lupaa kirjallisesti viestillä / kirjeellä, joka kertoo

(1) miksi julkaisu digitoidaan
(2) alkuperäisteoksen tarkat bibliografiset tiedot
(3) miten ja missä digitoitu aineisto julkaistaan
(4) miten se lisensoidaan (ja miksi juuri näin).

Vastauksessaan luvan antajan on vakuutettava, että hän on ottanut yhteyden muihin oikeudenhaltijoihin ja myös he ovat ilmoitetun kannan takana. Muita oikeudenhaltijoita ovat alkuperäisen teoksen muut tekijät, heidän perikuntansa tai muut heidän tekijänoikeuksiensa haltijat.

Mikäli oikeudenhaltijoita ei tavoiteta, julkaisua ei voi julkaista uudelleen digitoituna.

Mikäli oikeudenhaltijat eivät anna lupaa digitointiin ja uudelleen julkaisemiseen, sitä ei saa tehdä.

Varaa aikaa ja kärsivällisyyttä

Tekijänoikeus suojaa teosta 70 vuotta tekijän kuoleman jälkeen. Mikäli tekijä on kuollut, lupa uudelleen julkaisemiseen on saatava hänen perillisiltään.

Jäljitä ensisijaisesti jälkeläiset suoraan alenevassa polvessa. Perillisten etsinnässä käytetään väestörekisterin ja kirkon asiakirjoja. Joskus tarvitaan sukututkimuksen menetelmiä.

Arkistoi kirjeenvaihto

Kaikki lupakirjeet on pantava talteen. Myös sähköpostitse saadut vastaukset on arkistoitava.

Mapit ja tiedostot kannattaa järjestää selvästi niin, että arkistoinnin logiikka aukeaa myös ulkopuolisille. Varsinkin sähköisesti säilytettävistä luvista tarvitaan varmuuskopiot.

Hyödynnä taittotiedostoja ja tuplakappaleita

Selvitä, onko painotuotteen taittotiedostoja tallessa. Niiden hyödyntäminen on nopeampaa ja edullisempaa kuin painetun julkaisun skannaaminen. Taittotiedostojen käsittelyyn kannattaa pyytää apua asiantuntijalta. Teknisiä ratkaisuvaihtoehtoja on useita.

Jos skannaat, selvitä, onko painotuotteista saatavilla useita kappaleita. Jos on, digitoija voi leikata digitoitavan julkaisun yksittäisiksi arkeiksi. Tämä helpottaa skannausta ja säästää kustannuksissa.

Kilpailuta ja valitse laadukas digitoija

Kilpailuta digitointityö. Laadi tarjouspyyntö huolellisesti, kysy kollegojen kokemuksia ja pyydä useita tarjouksia.

Valitse se tarjous, joka täyttää laatu- ja muut asettamasi vaatimukset. Huomaa, että jo skannauksen laatu ja osaaminen vaihtelevat merkittävästi.

Tiedostomuoto on PDF tekstille ja tekstin ja kuvien yhdistelmille. Valokuvien tiedostomuoto on TIFF.

Tee(tä) skannauksen yhteydessä OCR- eli optinen merkkitunnistusluenta, jotta tekstistä voidaan tehdä hakuja. OCR-luenta tallennetaan PDF-tiedostoon.

Skannaus on tehtävä OCR-luennan vaatimalla tarkkuudella. Vähimmäistarkkuus on 300 dpi.

Pyydä skannatut julkaisut takaisin, jotta niitä voidaan skannata uudelleen tarvittaessa. Skannauspalvelut säilyttävät käsittelemiään aineistoja usein vain lyhyen ajan.

Varmista digitoinnin laatu huolellisesti, ennen kuin maksat työn. Vaadi tarvittaessa uusintaskannauksia.

Tallenna metatiedot tiedostoon

Tallenna tiedostoon seuraavat metatiedot:

(1) Tekijä, molemmat tekijät (jos heitä on 2) tai ensimmäinen tekijä et al. (jos tekijöitä on 3 tai useampia).
(2) Alkuperäinen julkaisuvuosi
(3) Lehtiartikkelista sarjan nimi, volyymi ja sivunumerot
(4) Muissa teostyypeissä vähin tarvittava bibliografinen tieto, joka identifioi teoksen
(5) Lisenssi

Tee kaksi kopiota, tallenna moneen paikkaan

Kun saat PDF-tiedostot, tee jokaisesta kaksi kopiota:

(1) Pitkäaikaistallennusta varten PDF/A-tiedosto. Tämä tiedosto on arkistointistandardi, jonka pitäisi säilyä luettavana tekniikan kehittyessä.

(2) Tallenna PDF/A-tiedostot useampaan kuin yhteen arkistopalveluun (tallennuspalveluun).

Eduksi on, jos ainakin yksi palveluista on tunnetun kirjaston ylläpitämä pitkäaikaistallennus. Näiden tiedostojen ei tarvitse olla yleisön saatavilla, mutta niiden avulla julkaisut voidaan palauttaa käyttöön, mikäli julkaisusivustolla ilmenee ongelmia.

Käyttöoikeus näihin arkistoihin on pidettävä kustantajalla / julkaisijalla. Henkilökohtainen käyttöoikeus ei riitä.

Julkaise julkaisutiedostot valitsemallasi luotettavalla alustalla.

Hanki pysyvät tunnisteet

Hanki jokaiselle digitoituna julkaistavalle artikkelille pysyvä tunniste, tyypillisimmin DOI (Digital Object Identifier).

Mikäli myöhemmin siirrät digitoidun julkaisun uudelle palvelimelle tai sen URL (nettiosoite) muuttuu, päivitä uusi osoite DOI-palveluun. DOI itse pysyy ennallaan, joten julkaisu löytyy aina samalla osoitteella.

Lisää metatiedot julkaisusivulle

Myös julkaisusivulle tarvitaan metadataa, PDF:ään upotettujen tietojen lisäksi. Ilmoita seuraavat tiedot:

(1) Tekijät, alkuperäinen julkaisuvuosi, otsikko ja DOI (tai muu pysyvä URL)
(2) Alkuperäisen painotuotteen bibliografinen viite (artikkelista ainakin sarja, vuosikerta ja sivut)
(3) Asiasanat
(4) Tiivistelmä
(5) Lisenssi
(6) Linkki kokotekstin sisältävään PDF-tiedostoon (avoin tai maksumuurin takana)

Hae Suomen tiedekustantajien liiton apurahaa

Suomen tiedekustantajien liitto tukee kotimaisten tiedekustantajien digitointihankkeita apurahoillaan, joita voi hakea vuosittain helmi- ja lokakuussa.

Tutustu huolellisesti vanhojen aineistojen digitointia koskeviin ja muihin hakuohjeisiin.

Hyväksyttäviä digitointikustannuksia ovat esimerkiksi lupien hankkimisesta ja säilyttämisestä, aineiston digitoinnista, pysyvien tunnisteiden hankkimisesta ja metadatan lisäämisestä aiheutuvat kulut.

Apurahoja voivat hakea kotimaiset tieteellistä kustannus- tai julkaisutoimintaa harjoittavat yhteisöt. Myönnöissä voidaan suosia hakijoita, joiden julkaisut kerryttävät tekijänoikeuskorvauksia ja joiden Kopiosto-valtakirja on annettu liitolle.

Huomaa, että jo toteutuneita hankkeita ei apurahoiteta.